Sortierte Persönlichkeiten

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In den letzten Wochen hatte ich viel um die Ohren. Einsätze als Ordnungshelfer, Schulungen bei Google, Messebesuche, Termine, Vorträge und Kunden, mit denen ich die Stadt unsicher gemacht habe. Wie es so ist, bleibt dann irgendetwas auf der Strecke. In meinem Fall war es der sortierte Schreibtisch. Die Ablage stapelte sich und das E-Mail Postfach füllte sich. Meine geliebte Ordnung brauchte dringend ein Make-over. Damit ich frei denkend alle neuen Herausforderungen umsetzten kann, benötige ich Klarheit in meinem Assistenzbereich Büro. Dann muss die Ordnung wieder hergestellt und manchmal neu angelegt werden.

sortierteErstes Ziel:
Der sortierte Schreibtisch

Platz ist in der kleinsten Hütte. Es bedarf lediglich Struktur und Organisation. Starten wir mit der Grundordnung. Jedes Fach und jede Schublade sollte seine eigene Persönlichkeit erhalten und dabei die Frage nach dem „wo war das nochmal“ beantworten.

Auch hier beginnt die Arbeit mit dem üblichen Prozedere: Alles ausräumen, Ablageort festlegen und strukturiert wieder einräumen. Zum Beispiel eine sortierte Schublade für alle Büroutensilien, wie Locher, Stifte und Tacker. Im gleichen Zug können Sie die Details überprüfen. Sind wirklich 20 Kugelschreiber nötig? Der wichtigste Charakter auf meinem Schreibtisch ist das Posteingangsfach. Hier lege ich zunächst alle Dokumente, To-Dos und Infos ab, die für mich offen und relevant sind. Spätestens, wenn die Kapazitätsgrenze erreicht ist, ist eine sortierte Herangehensweise nötig. Manches kann ich direkt ablegen und Einiges muss noch feinjustiert werden.

 

sortierteZweites Ziel:
Die sortierte Schubladen

Hochstapler in sortierten Schubladen ist ein Wiederspruch in sich. Wir schauen von oben in alle Fächer und Ablagen. Ein Haufen Papiere gibt da lediglich das aktuelle Thema preis, nicht aber die Details. Denken Sie aufrecht. Denken Sie nebeneinander oder hintereinander. Legen Sie Hängeregister oder Schachteln mit beschrifteten Trennungen an. Falls nicht begnügend Höhe für das Umdenken gegeben ist, schaffen Sie sortierte Ablagen, die nur ein Thema beinhalten. Beschriftungen oder farbige Thementrennungen sorgen für den letzten Schliff.
Setzten Sie Ihre individuellen Prioritäten zwischen den Persönlichkeiten. Weniger Wichtiges kann nach unten oder hinten verbannt werden. Steigern Sie die Ranghöhe mit der Aktualität.

sortierteDrittes Ziel:
Die sortierte Ablage

Zu einer sortierten Ablage gehören natürlich Ordner, Hefter und andere Ordnungshüter. Vernachlässigen Sie dabei aber nicht die inneren Strukturen. Die wichtigsten Themen für die Ordner Ihrer Unterlagen sollten sein:

  • Einkommensteuer – und Lohnsteuer
  • Lohn- bzw. Gehaltsabrechnung, Kirchensteuer
  • Beruf / Schule
  • Renten- und Altersversorgung, Vermögenswirksame Leistungen
  • Krankenkassen und Zusatzversicherungen
  • Versicherungen aller Art
  • Haus, Wohnung
  • Auto, Kfz-Steuer
  • Bank
  • Sonstige Verträge
  • Persönliches

Je nach individuellen Umständen, umfassen die Hauptkategorien weitere Unterkategorien. Trennen Sie alle Dokumente übersichtlich und heften Sie sie chronologisch aufsteigend nach Datum ab.
Ein weiterer Tipp von mir: Legen Sie die Ordner in einer einheitlichen Optik an. Das verschafft Übersicht auf den ersten Blick. Und auch beim Einräumen gilt: Steigern Sie die Ranghöhe mit der Benutzung. Je häufiger Ihre sortierte Ablage ihren Auftritt hat, desto näher sollte sie Ihnen stehen.

 

sortierteViertes Ziel:
Die sortierte Festplatte

Eine effektive Ordnerstruktur in Ihrem Computer und in Ihrem E-Mail Postfach sollte Übersichtlichkeit, Nachvollziehbarkeit und Schnelligkeit erfüllen. Und damit den ständigen Einsatz der Suchfunktion ausschließen. Legen Sie nummerierte Hauptordnermit Ihren relevanten Themen an. Achten Sie darauf, die Anzahl der Hauptordner zu beschränken. Diesen Teamleitern ordnen Sie wiederum Unterordner zu und können hier dann nochmals ins Detail gehen. Aus meinen Erfahrungen stellt gerade die Ablage von Fotos eine Herausforderung dar. Hier empfehle ich zum Beispiel folgende Struktur:

Allgemeine Computer Struktur:

01_Haushalt
02_Versicherung
03_Bank
04_Beruf
05_Persönliches
06_Bilder

Unterordner von 06_Bilder

06.1_Familie
06.2_Freunde
06.3_Urlaub
06.4_Freizeit
06.5_SocialMedia

Nächster Unterordner von 06.1_Familie

06.1.1_Eltern
06.1.2_Kind-1
06.1.3_Kind-2
06.1.4_Familienfeste
06.1.5_Urlaub

Das Gleiche gilt für das E-Mail Postfach. Überprüfen Sie Ihre Individualität bei der Anlage der Ordner. Welche Themen sind relevant? Welche können als Unterordner mehr Klarheit geben? Jahres- oder Datumsangaben in der Bezeichnung sind gute Hilfestellungen. Das Resultat ist nicht nur eine sortierte Festplatte, sondern auch Übersicht und Effektivität mit allen Medien.

Mein Tipp: Notieren Sie für die Hardware und für die Software alle relevante Themen. Legen Sie sich eine handschriftliche Struktur an, die für Sie und alle anderen Anwender sinnvoll ist. Machen Sie sich erst danach ans Werk.
Ich überdenke regelmäßig meine sortierten Ordner. Manchmal reicht schon ein Feinjustieren, da sich Prioritäten oder Themenfelder verschoben haben.

Und denken Sie an die Dekoration für Ihre Wohlfühlzone.

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